Özel Nitelikli Kişisel Verileri İşleme Politikası

1. Politikanın Amacı ve Kapsamı

Veri sorumlusu unvanı

Diş Hekimi Ayşegül SİVRİKAYA

Veri sorumlusu adresi

Büyükesat Mah. Uğur Mumcu Cad. No:45/3 Yalçın Apt. Gaziosmanpaşa, Çankaya/ANKARA

Veri sorumlusu telefon

0 (312) 437 74 71

Veri sorumlusu e-posta

dentay92@hotmail.com

Veri sorumlusu web sitesi

aysegulsivrikaya.com.tr

veri sorumlusu işlediği özel nitelikli kişisel verilerin korunması noktasında son derece hassas davranmaktadır.

İşbu politika, elde edilen özel nitelikli kişisel verilerin Kanun’un 6. maddesinin (4) numaralı fıkrasında belirtilen “Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.” hükmüne istinaden alınan güvenlik önlemlerinin açıklanması ve bu kapsamda usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

2. Tanımlar

Bu Politikada yer verilen hukuki ve teknik terimlerden;

İfade eder.

3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

3.1 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Uyulan Temel İlkeler

Özel nitelikli kişisel veriler, Kanun ve işbu Politikada belirtilen ilkelere uygun olarak gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak işlenmektedir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler;

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun işlenecek,
• Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olması sağlanacak,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenecek,
• İşlendikleri yasal amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak kullanılacak ve açıklanacak,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilecektir.

3.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

• Hastaların kişisel sağlık verileri KVKK 6/3 maddesine göre tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ve yönetimi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altında bulunan hekimlerimiz tarafından işlenmektedir. Bu özel nitelikli kişisel sağlık verileri KVKK konusunda düzenli olarak farkındalık eğitimleri verilen ve gizlilik taahhütnamesi ile çalıştırılan personel tarafından elektronik ve fiziki ortamda işlenmektedir.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’na istinaden personelden elde edilen sağlık raporları KVKK mevzuatına uygun olarak işlenmektedir.
• Bünyemizdeki sağlık çalışanlarının adli sicil kaydı personel çalışma belgesi işlemleri için kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
• Personel çalışma belgesi düzenlenmeyenlerin adli sicil kaydı bilgilendirilerek özgür iradelerine dayanan açık rızaları ile fiziki ve elektronik ortamda işlenmektedir.
• Bünyemizde çalışan sağlık çalışanlarının kılık kıyafet verisi, Kanunun 6. Maddesinde belirtilen Kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.
• Personel adaylarından açık rıza ile sağlık, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbiri verisi elde edilmekte, iş başvurusu olumsuz sonuçlananların verileri derhal silinmektedir.

4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Merkez, Kanun’un 4. maddesinde düzenlenen temel ilkelere uygun olarak, yine Kanun’un 6. Maddesinde belirtilen özel nitelikteki kişisel verilerin işlenme şartlarından en az birine dayanarak aşağıda sayılan amaçlarla kişisel veri işlemektedir.

• Ağız ve Diş Sağlığı alanında hizmet sunulması
• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
• Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Erişim yetkilerinin yürütülmesi
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
• Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi/ denetimi
• İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
• İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
• Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
• Ücret politikasının yürütülmesi
• Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi
• Diğer/ vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Diğer/ ağız ve diş sağlığı alanında hizmet sunulması
• Çalışan adayı/stajyer/öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi
• Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
• Fiziksel mekan güvenliğinin temini

5. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

• SGK
• Kanuni zorunluluk hallerinde yetkili kurumlar
• Toplum Sağlığının korunması için zorunlu olması halinde yetkili kurumlar
• Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirler
• 4857 sayılı İş Kanunu uyarınca işveren yükümlülüklerini yerine getirebilmek için veri aktarılması gereken kurum ve kuruluşlar
• Özel Sigorta şirketleri
• Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirler - Diş Teknisyeni- Radyolojik Görüntüleme Merkezi

5.1 Yurt İçine Aktarılması

a) Hastaların kişisel sağlık verileri aşağıda belirtilen 3. kişilere aktarılabilir.

• Hukuki uyuşmazlık durumunda talep halinde talep edilen kişisel verilerle sınırlı olarak adli makamlar ve taraf avukatlarına
• Kimlik ve sağlık bilgileri Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu gereği E-Nabız sistemine
• Özel sigorta kapsamında hizmet alanların kimlik, sağlık ve sigorta bilgileri özel sigorta şirketlerine
• Kimlik, iletişim, sağlık ve refakatçi bilgileri hastanın sevki durumunda sevk edilecek sağlık kuruluşuna
• Hasta dosyalarının arşivlenmesi amacıyla hasta kayıt programının geliştiricisi olan yazılım firmasına

b) Personelin kişisel sağlık verileri aşağıda belirtilen 3. Kişilere aktarılır.

• Hukuki uyuşmazlık durumunda talep halinde talep edilen kişisel verilerle sınırlı olarak adli makamlar ve taraf avukatlarına
• Kimlik, iletişim, sağlık, fotoğraf, diploma ve ceza mahkumiyeti verileri personel çalışma belgesi başvurusu amacıyla ilçe/il sağlık müdürlüğüne
• Arşivleme amacıyla işyeri bilgisayar programlarının geliştiricisi olan yazılım firmasına

c) İş başvurusunda bulunan personel adaylarından açık rıza ile elde edilen kişisel sağlık, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri verileri iş başvurusunun olumsuz sonuçlanması halinde derhal silinmekte ve yok edilmektedir.

5.2 Yurt Dışına Aktarılması

İşlenen özel nitelikli kişisel veriler yurt dışına aktarılmamaktadır.

6. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması İçin Alınan Tedbirler

6.1 Alınan Güvenlik Önlemleri

1. Merkezimiz özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politika ve prosedür belirlemiştir,

2. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik,

   a) Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmektedir,

   b) Gizlilik sözleşmeleri yapılmıştır,

   c) Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmıştır,

   d) Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir,

   e) Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Bu kapsamda, işten ayrılan çalışana tahsis edilen envanter iade alınmaktadır,

3. Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar elektronik ortam ise;

   a) Veriler şifre yöntemleri kullanılarak muhafaza edilmektedir,

   b) Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmaktadır,

   c) Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmektedir, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılıp/yaptırılıp, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,

   d) Verilere uzaktan erişim sağlanırken kademeli kimlik doğrulama sistemi kullanılmaktadır.

4. Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve erişildiği fiziksel ortam ise;

   a) Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmıştır,

   b) Bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmiştir,

5. Özel nitelikli kişisel veriler aktarılacaksa;

   a) Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır,

   b) Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa bunlar şifrelenerek farklı ortamda tutulmaktadır,

   c) Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir,

   d) Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.

6.2 Ayrıca Alınan İdari ve Teknik Tedbirler

İdari Tedbirler

• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.

Teknik Tedbirler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.

7. İlgili Kişilerin Hakları ve Bu Hakların Kullanılması

7.1 İlgili Kişilerin Hakları

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

7.2 İlgili Kişinin Haklarını Kullanması

Kişisel veri sahipleri,

• Yukarıda adresi yazılan kliniğimizden
• Yukarıda belirtilen web sitemizden

edinecekleri Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak ıslak imzalı bir şekilde elden, postayla veya noter kanalıyla yukarıda belirtilen veri sorumlusunun adresine ya da tarafımıza önceden bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı elektronik posta adresiniz üzerinden yukarıdaki e-posta adresimize iletmeniz gerekmektedir.

7.3 Başvurulara Cevap Verilmesi

İlgili kişinin yukarıda sayılan ve Kanun’un 11. Maddesinde geçen haklara ilişkin talebini usule uygun olarak tarafımıza iletmesi durumunda, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

8. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Süreçleri Koordinasyonu

Özel Nitelikli Kişisel verilerin işlenmesi ve Korunması süreçlerinin koordinasyonunu şirket müdürü veya görevlendireceği personel yapar.

9. Politikada Yapılan Güncellemeler

Mevzuatın değişmesi sebebiyle, Kurul kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikasında değişiklik yapılabilir. Bu kapsamda yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar aşağıda düzenlenen güncellemeler tablosuna eklenir.

Güncellemeler Tablosu